Come migliorare la gestione del tempo

Il primo e fondamentale passaggio nella “gestione del tempo” passa dalla consapevolezza che il tempo non può essere gestito.

Una corretta gestione del tempo significa quindi una corretta gestione di se stessi nel tempo e questo permette di massimizzare la propria produttività. Si sente spesso dire “Work smarter not harder”: lavorare in modo più intelligente e non lavorare sempre di più! Da questo derivano innumerevoli benefici tra i quali citiamo meno stress e una maggiore fiducia in sé stessi.

Per migliorare la gestione di se stessi nel tempo occorre innanzitutto essere consapevoli dei fattori che fanno perdere tempo, dall’ansia alle interruzioni, e in secondo luogo trovare le soluzioni più efficaci, come l’utilizzo dell’agenda e la creazione di una to do list per portare a termine i propri compiti senza stress e preoccupazioni

L’ansia legata al tempo deriva principalmente da due fattori su cui poniamo la nostra attenzione: il passato e il futuro, il rimpianto per quello che si poteva fare e non si è fatto e la preoccupazione per tutto quello che dovremo fare. Spesso, anche una volta finito l’orario di lavoro, nella mente si affollano numerosi pensieri riguardanti l’ansia per un tempo che sembra non bastare mai. Questo loop mentale genera ulteriore ansia che ci accompagna di frequente anche una volta tornati a casa, e, inevitabilmente, incide su ogni momento della nostra vita, con conseguenze a volte irreparabili sulle nostre relazioni.

Per gestire l’ansia legata al tempo occorre innanzitutto consapevolezza: bisogna fare un respiro profondo e accettare il fatto che che il tempo esiste, che non può essere rallentato o accelerato e che non è possibile modificare il passato ma si può plasmare il futuro.

Per esempio, se ci si accorge di essere in ritardo per una riunione, invece di rammaricarsi per non essere partiti prima di casa (evento a cui ormai è impossibile rimediare) è meglio fare un respiro profondo, cercando di interrompere i sintomi dell’ansia e calmarsi prima che la frustrazione prenda il sopravvento e non si riesca nemmeno a concentrarsi sui contenuti del meeting. Visto che ormai si sa che si arriverà in ritardo, la soluzione migliore consiste nell’evitare di preoccuparsi, avvisare gli altri partecipanti alla riunione e cercare di recuperare il tempo perduto ottimizzando il proprio contributo… e la prossima volta organizzarsi comunque per partire in tempo utile per arrivare in orario!

Allo stesso modo, per ridurre l’ansia legata al tempo è consigliabile avere una certa flessibilità riguardo alle scadenze: spesso durante la pianificazione di un lavoro possono emergere attività impreviste e prenderne consapevolezza aiuta a non farsi prendere dal panico e ad affrontarle in modo efficace.

Un’altra modalità per non farsi prendere dall’ansia riguardante il tempo consiste nello stabilire delle priorità: organizzare il lavoro in base all’importanza delle attività e dei compiti da svolgere permette di controllare meglio lo stress legato al tempo.

Se è vero che gestire meglio il tempo permette di aumentare la produttività è anche vero che è inevitabile che durante la giornata lavorativa ci siano delle interruzioni. Alcune di queste sono impreviste, alcune programmate, altre sono frutto della distrazione, per esempio se ci si sente un po’ stanchi, si prende una pausa e, distratti dallo scrolling sullo smartphone, ci si rende conto troppo tardi di aver dedicato a quell’attività più tempo programmato. Come affrontare queste situazioni?

La prima regola consiste, anche in questo caso, nel dare priorità ai compiti più importanti, il che permette di ridurre distrazioni e interruzioni. Destinare un lasso di tempo specifico alle diverse attività rappresenta un valido aiuto per mantenere la concentrazione e dare meno spazio a eventuali interruzioni non programmate, così come cercare di eliminare il più possibile i fattori di distrazione, come per esempio chiudere la finestra se l’ufficio si affaccia su una strada particolarmente rumorosa o trafficata o mettere lo smartphone in modalità silenziosa.

Esistono poi, anche grazie all’aiuto della tecnologia, diversi strumenti che permettono di ottimizzare il tempo in cui si lavora. Tra le idee più efficaci, tenere un registro sul quale annotare come viene impiegato il tempo nell’arco della giornata può aiutare a capire i momenti in cui si verificano più interruzioni, per affrontarli con maggiore razionalità. Allo stesso modo, l’utilizzo di applicazioni per la gestione delle attività favorisce una semplificazione dei compiti e una diminuzione delle distrazioni.

To do list e agenda rappresentano strumenti molto efficaci per migliorare la gestione del tempo. Perché sia effettivamente così, occorre innanzitutto scegliere l’agenda adatta alle nostre esigenze, tenendo conto di alcuni requisiti, come la portabilità, che aiuta a prendere nota dei compiti da svolgere in qualsiasi momento e luogo, la chiarezza – giorno della settimana e mese devono essere subito visualizzabili appena si apre l’agenda – e la possibilità di effettuare delle modifiche, problema che non si pone con le agende digitali ma nel caso di quelle cartacee può voler dire scrivere a matita in modo da riuscire a cancellare c’è la necessità di farlo.

Per utilizzare l’agenda razionalmente, bisogna in primis scrivere tutti i compiti da svolgere, ovverosia stilare una to do list.

Il passo successivo è quello di esaminarli uno per uno assegnando delle priorità, magari aiutandosi con una lettera o un numero (per esempio, la lettera A e il numero 1 possono indicare le attività maggiormente prioritarie). Se ci sono più attività che presentano un’elevata priorità è consigliabile ricontrollare l’elenco e capire quali tra quelle prioritarie ha una “priorità maggiore” riordinando conseguentemente l’elenco.

La to do list aiuta significativamente la motivazione ogni volta che si cancella un’attività conclusa.

Un passaggio che trovo personalmente molto potente è il trasferire le attività dalla to do list all’agenda: così facendo ho sperimentato quanto questo gesto liberi la mente dal pensare a cosa si deve fare. Infatti la risposta alla domanda è “ tanto è in agenda, pianificato e organizzato”.  Bastano 10 minuti a fine giornata, poi, per verificare la situazione ed aggiornare la pianificazione per i giorni a seguire.

Un’altra soluzione per ottimizzare il tempo consiste nel farsi aiutare dall’esterno, per esempio partecipando al corso per la gestione del tempo. Rivolto a imprenditori, liberi professionisti, responsabili risorse umane e selezione del personale, commerciali e responsabili di aree aziendali e team di lavoro, il corso ha l’obiettivo di offrire strumenti utili, concreti e di pronto utilizzo per migliorare la gestione di sé stessi nel tempo, affrontando temi come l’ansia legata al tempo, la capacità di affrontare le interruzioni e di delegare e l’importanza di strumenti come la to do list e l’agenda.