Come migliorare la gestione del team di lavoro

Gestire un team di lavoro non è affatto semplice: significa far emergere da ciascun membro il suo potenziale, tenendo conto delle differenze di ciascuno dei componenti, dei conflitti che ne possono nascere e di come trasformarli in opportunità, con l’obiettivo di creare un’atmosfera serena e accogliente, che favorisca l’ascolto e la condivisione, e così aumentare l’efficacia delle azioni e di conseguenza la produttività.

Ma quali sono i fattori principali che influenzano positivamente la gestione di un gruppo di lavoro? Scopriamoli insieme.

In qualsiasi azienda gli obiettivi e le aspirazioni sono tanti, ed è fantastico. Tuttavia, è bene avere la consapevolezza che non tutti possono essere raggiunti realisticamente. Ecco allora che una definizione efficace degli obiettivi è indispensabile per migliorare la gestione di un team di lavoro: nel momento in cui si stabiliscono degli obiettivi comuni precisi, questi agiscono come la stella polare del team, guidandolo nella giusta direzione. Grazie a obiettivi pratici, realistici e tempestivi è dunque possibile migliorare le prestazioni e l’efficienza di un team di lavoro, mantenendolo sulla strada del successo. 

Ma come si fa a stabilire obiettivi chiari e realistici e a mantenere ogni componente del team motivato e responsabile del proprio ruolo in questa impresa? 

Il primo passaggio è definire gli obiettivi in modo quanto più possibile condiviso, così che non siano solo obiettivi del team ma anche di ciascuno dei componenti. Inoltre, e la decisione condivisa porta in questa direzione, gli obiettivi dovranno essere compatibili con gli obiettivi individuali di ciascuna delle persone che fanno parte del team.  Da ultimo ma non meno importante, dovranno essere coerenti con quelli dell’azienda.

A livello pratico, sarà utile, in primis, definire quali sono gli obiettivi a breve e a lungo termine. Questi obiettivi chiave sono spesso basati sia sugli obiettivi organizzativi che su quelli specifici del team. Per fare un esempio pratico, se si è a capo di un team di Customer Success, i business goals potrebbero essere allineati con l’obiettivo aziendale generale di aumentare la fidelizzazione dei clienti. Per raggiungere questo obiettivo, ci si potrebbe concentrare sul miglioramento della soddisfazione dei clienti. Gli obiettivi specifici del team potrebbero dunque consistere nella formazione di nuovi team leader e nel miglioramento dei flussi di lavoro per rendere più efficienti le interazioni con i clienti. Tutti questi obiettivi sono utili l’uno all’altro, ma è importante che siano  SMARTer, che nel mondo del business è acronimo di Specifici, Misurabili, Ambiziosi, Realistici/Realizzabili, Tempestivi/Temporizzati, ecologici (ecocompatibili ed egocompatibili) e registrati (scritti).  Solo se sono SMART possono essere monitorati, valutati e celebrati, nonché potranno essere utili per stabilire le priorità delle attività più importanti e ad allocare le risorse nel modo giusto.

Gli obiettivi sono, però, la conseguenza di un lavoro preliminare di fondamentale importanza: definire i valori e la vision che guidano il team.

Definire quali sono i valori di fondo comuni e coltivare una vision condivisa, cioè un’immagine chiara e convincente del futuro, ispira e incoraggia il team a collaborare in vista degli obiettivi comuni. Allineare il team sul piano valoriale ai valori aziendali, definire all’interno di questi quali altri valori comuni abbiano i componenti del team, scrivere insieme la vision di dove e come voglio portare a termine il progetto significa assicurarsi che tutti comprendano, concordino e contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi, con azioni concrete e specifiche frutto di una scelta autonoma e voluta e non imposta. 

Per questo motivo è fondamentale coinvolgere il proprio team di lavoro nel processo di visioning. Ciò significa che invece di dichiarare qual è la vision dell’azienda, si chiede a ciascun membro quale sia la propria. Tutti i membri della squadra dovranno anche essere invitati a esprimere i loro pensieri, feedback e suggerimenti: prestare attenzione ai loro punti di vista e alle loro preoccupazioni, tener presente le loro idee e i loro commenti aiuterà a sviluppare una vision che rifletta la diversità e il talento del team.

È anche importante comunicare la vision aziendale in modo chiaro e trasparente, utilizzando un linguaggio semplice ed efficace, e ribadirla spesso, collegandola ad azioni e decisioni, ma anche a racconti e aneddoti per renderla più coinvolgente.

La vision condivisa si crea poi trasformandola in obiettivi 

Un altro fattore indispensabile per implementare la gestione del team di lavoro consiste in un’accurata scelta di un leader, che deve essere una persona rispettata da tutti e di cui ci si può fidare. Un leader deve anche dare il buon esempio, deve essere un modello per tutto il gruppo di lavoro. Quali dovrebbero essere le sue qualità salienti? Innanzitutto la capacità di portare rispetto nei confronti di tutti i membri del team, ma anche essere sempre disponibile all’ascolto e al confronto, avere una mentalità aperta alle nuove idee ed essere un vero e proprio supporter dei propri collaboratori, mettendosi in prima linea per sostenerli nel momento in cui hanno bisogno di aiuto.

È anche importante che il leader sia una persona integra, onesta, e in grado di provare empatia e compassione, tutti aspetti che contribuiscono ad accrescere la fiducia reciproca e a creare un team coeso.

Accanto alla scelta del leader giusto, anche una definizione chiara dei compiti – e la loro successiva assegnazione secondo precisi criteri – rappresenta un fattore chiave per una corretta gestione di un team di lavoro. Le diverse attività dovrebbero infatti essere suddivise  in maniera positiva, tenendo presente il concetto “il giusto compito al giusto componente”, chiarendo gli obiettivi e le finalità e curando sempre la comunicazione, per esempio tramite l’organizzazione di riunioni che rappresentano non solo una preziosa occasione di confronto ma anche un’opportunità per condividere scadenze, per avere un feedback sui progressi delle attività, per formare e supervisionare i singoli membri del team di lavoro.

È anche necessario allineare i ruoli e i compiti del vostro team agli obiettivi, affinché tutti i membri del team capiscano come il loro lavoro contribuisca alla visione e agli obiettivi generali. Compiti e progetti devono poi essere assegnati in base ad abilità, interessi e capacità di ciascun membro della squadra, al quale occorre tuttavia fornire gli strumenti, la formazione e il supporto di cui ha bisogno per crescere, umanamente e professionalmente, in seno all’azienda.

Un simile sistema di suddivisione dei compiti prevede tuttavia che i membri del team di lavoro abbiano un adeguato margine di libertà di manovra per prendere  decisioni anche in maniera autonoma, assumendosi le relative responsabilità: si tratta di un passaggio fondamentale non solo per imparare a lavorare insieme ma anche per imparare gli uni dagli altri.

Monitorare i progressi del gruppo, fornire regolarmente feedback e riconoscimenti, apprezzando i risultati raggiunti e gli sforzi intrapresi, così come imparare positivamente dagli errori e adattare gli obiettivi al mutare delle circostanze sono tutte azioni concrete che contribuiscono ulteriormente alla creazione di un’atmosfera coesa all’interno del team di lavoro, che poi è la base per una migliore produttività.

Creare dei momenti di confronto è una preziosa opportunità di crescita personale e professionale: condividere idee e obiettivi, ma anche esprimere le proprie preoccupazioni o mettere in discussione le proprie ipotesi è possibile soltanto attraverso l’incontro con gli altri. Sedersi tutti insieme attorno a un tavolo permette anche di ampliare le proprie conoscenze e competenze e di acquisire una più ampia comprensione delle diverse prospettive.

Fondamentale in queste occasioni, far in modo che  ci sia un’agenda ben definita e che i partecipanti arrivino preparati, onde potersi concentrare sulle soluzioni da adottare per migliorare l’efficacia di tutto il team ed evitare la famosa “sagra della lamentela”.