Time management: strumenti utili per la gestione del tempo

Dalla mia esperienza, la frase “non ho tempo” è pronunciata, in un giorno, più volte di quanto un bambino pronunci la parola mamma nei suoi primi anni di vita.

Una corretta gestione del tempo è fondamentale per poter lavorare con serenità e crescere sia professionalmente che umanamente: solo ottimizzando le diverse attività si riuscirà a scacciare ansia e preoccupazioni, concentrandosi sulla propria carriera, e ad accrescere la sicurezza in sé stessi e nelle proprie capacità.

È però necessario partire da un presupposto: il tempo, che è la risorsa più democratica che esista, non può essere gestito. Ogni giorno ci viene donato un credito di 24 ore e dobbiamo scegliere cosa farne. Quindi possiamo solo gestire noi stessi al meglio in quelle 24 ore.

Parlando di time management, esistono diversi modelli per facilitare la gestione del tempo. Scopriamone tre principali.

Essere impegnati non significa necessariamente essere produttivi: si può trascorrere ore e ore in ufficio e non riuscire comunque a portare a termine i propri compiti nei tempi prestabiliti. La conseguenza? L’aumento di ansia e stress, sensazioni che al lavoro si dovrebbero sperimentare il meno possibile.

Il problema di quella che comunemente chiamiamo “perdita di tempo” è, sovente, legato ad una scarsa definizione delle priorità. Spesso, infatti, ci si concentra troppo sull’urgenza (incluse quelle degli altri), trascurando il livello di importanza di ciascuna delle attività segnate nella propria to do list. Imparando invece a distinguere tra i compiti considerandone sia l’urgenza che l’importazai, è possibile definire quelle attività che sono prioritarie e sulle quali concentrare prima il tempo e l’energia necessari: la Matrice di Eisenhower aiuta a fare questa distinzione, migliorando la gestione delle priorità.

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Gli urgenti non sono importanti, e gli importanti non sono mai urgenti”, diceva Dwight D. Eisenhower, 34° Presidente degli Stati Uniti, noto per la sua elevata produttività e organizzazione, dal quale prende il nome questo modello di gestione del tempo. La Matrice di Eisenhower è un semplice strumento decisionale che aiuta a distinguere tra compiti importanti, non importanti, urgenti e non urgenti. La matrice suddivide le attività in quattro caselle che stabiliscono quelle prioritarie, sulle quali concentrarsi, e quelle da delegare o eliminare. Adottando questo strumento si possono dunque selezionare i compiti meno urgenti e importanti della propria to do list, che si potranno delegare oppure addirittura evitare di svolgere.

La Matrice di Eisenhower può dunque rivelarsi un prezioso alleato per chi si rende conto di essere particolarmente dispersivo al lavoro, magari perché si dedica unicamente a compiti urgenti anziché concentrarsi sulle attività da portare a termine, ma anche per chi si sa di essere impegnato ma al tempo stesso ha la percezione che il proprio lavoro abbia un impatto limitato. Allo stesso modo, si può adottare la Matrice di Eisenhower se non si stanno facendo progressi sugli obiettivi a lungo termine, se si procrastinano attività importanti, se si fa fatica a dire di no quando i colleghi pregano di tamponare le loro urgenze o se si ha difficoltà a delegare i compiti.

Un altro metodo efficace per la gestione del tempo consiste nella cosiddetta Tecnica del Pomodoro. Questo modello di time management si basa su sessioni di 25 minuti di lavoro concentrato, interrotte da pause di 5 minuti. Dopo quattro sessioni di lavoro consecutive si possono poi fare pause più lunghe, che in genere variano dai 15 ai 30 minuti. Ogni sessione di lavoro è chiamata “pomodoro”, dall’omonimo ortaggio. È stato infatti un imprenditore italiano, Francesco Cirillo, a inventare la Tecnica del Pomodoro alla fine degli anni ’80, quando era uno studente universitario e utilizzava un timer da cucina a forma di pomodoro per organizzare il suo programma di studio. All’inizio sperimentò diverse sessioni di lavoro, iniziando con intervalli della durata di due minuti ed estendendoli fino a un’ora; ben presto, tuttavia, si rese conto che queste sessioni diventavano troppo lunghe per rimanere concentrati su un compito e pertanto si stabilizzò sui 25 minuti, indicandoli come tempo ottimale per le sue esigenze.

Partendo dalla propria esperienza, Cirillo ha capito che il tempo poteva essere trasformato in un alleato, anziché in una fonte di ansia. In che modo? Semplice: la Tecnica del Pomodoro allena le persone a concentrarsi meglio sui compiti, limitando la durata del tempo a disposizione per una specifica attività e garantendo pause ristoratrici dallo sforzo. Il metodo aiuta inoltre a superare la tendenza a procrastinare o a lavorare in multitasking, due fattori che notoriamente compromettono la produttività.

La Tecnica del Pomodoro può anche aiutare le persone a sviluppare abitudini di lavoro più efficienti: un metodo efficace di time management consente infatti di ottenere di più in meno tempo, con il risultato di sperimentare un maggior senso di realizzazione, personale e professionale. La Tecnica del Pomodoro si articola in 5 processi incrementali che contribuiscono a sviluppare un rapporto consapevole e produttivo con il tempo:

1. Processo interno del Pomodoro – permette di sviluppare un rapporto efficace con il tempo per migliorare la produttività.
2. Processo centrale del Pomodoro – riguarda la possibilità di concentrarsi sui compiti per raggiungere gli obiettivi con minor sforzo.
3. Processo giornaliero del Pomodoro – consiste nell’impostare una routine quotidiana, migliorando così il lavoro giornaliero e portando a termine più attività con maggiore efficacia.
4. Processo settimanale del Pomodoro – in questo caso viene invece impostata una routine settimanale, che consente di organizzare il tempo in modo più efficiente e raggiungere diversi obiettivi.
5. Processo di squadra Pomodoro – è legato alla capacità di imparare ad adattare la Tecnica del Pomodoro a un contesto di gruppo.

Un terzo strumento per migliorare la gestione del tempo è il diagramma di Gantt, un modello utile in particolare ai project manager che illustra il lavoro da completare in un determinato periodo di tempo mettendolo in relazione al tempo pianificato per svolgere quella specifica attività. Un diagramma di Gantt può dunque includere le date di inizio e fine delle attività, le tappe fondamentali, le modalità di connessione tra i diversi compiti, e le persone alle quali vengono assegnati.

I project manager utilizzano il diagramma di Gantt per tre ragioni principali:

1. Realizzare e gestire un progetto completo: il diagramma di Gantt permette di visualizzare gli elementi costitutivi di un progetto e di organizzarlo in attività più piccole e gestibili. I compiti più semplici e veloci vengono pianificati sulla timeline del diagramma, insieme alle connessioni con le altre attività, ai colleghi alle quali sono assegnate e alle milestone del progetto.
2. Determinare la logistica del progetto e le relazioni tra le diverse attività: il diagramma di Gantt può essere utilizzato per tenere sotto controllo la logistica di un progetto, mentre stabilire una relazione gerarchica tra i diversi compiti garantisce che una nuova attività possa iniziare solo dopo che un’altra è stata completata. Se dunque un’attività viene ritardata , i compiti che dipendono da quella vengono automaticamente riprogrammati: un grande vantaggio soprattutto quando si fa un lavoro di squadra.
3. Monitorare l’avanzamento di un progetto. Man mano che i team registrano il tempo dedicato ai problemi del piano, è possibile monitorare lo stato di salute dei progetti e apportare le modifiche necessarie. Il diagramma di Gantt può includere date di rilascio, milestone o altre metriche importanti per monitorare i progressi del progetto.

Partecipando al nostro corso per la gestione del tempo, rivolto a liberi professionisti, imprenditori, commerciali, responsabili HR e di aree aziendali e team di lavoro, si potrà approfondire la propria modalità di gestione del tempo e quali tecniche e strumenti sono i più adatti per migliorare la propria gestione del tempo, raggiungendo così risultati maggiormente efficaci con un minor dispendio di energie ed una maggiore soddisfazione professionale e personale.